Le guide complet sur le Flex Office

Dans ce guide, découvrez la modalité Flex Office, comment la mettre en place, ses bénéfices et ses challenges pour dynamiser l’attraction de votre entreprise et limiter ses coûts.

Le Flex Office est un concept de plus en plus populaire dans le monde du travail. Il offre aux employés la flexibilité de travailler à partir de différents endroits, y compris des espaces de travail partagés, des bureaux flexibles ou même à distance. Cela permet aux entreprises de réduire les coûts d’espace de bureau et aux employés de travailler de manière plus autonome, tout en améliorant leur équilibre travail-vie personnelle. Cependant, le Flex Office présente également des défis, comme le management ou la communication entre les employés et l’entreprise. Il nécessite des outils, une bonne mise en place et un bon suivi.

Sommaire

• Qu’est-ce que c’est le Flex Office ?
• Les bénéfices du Flex Office
• Pourquoi le mettre en place ?
• Flex Office vs présentiel
• Flex Office vs open space
• Comment le mettre en place ?
• Quels sont les facteurs clés de succès ?
• Quels peuvent-être les freins à l’acceptation du Flex Office ?
• Suivre les données Flex Office
• 5 conseils pour réussir votre transition

Qu’est-ce que c’est le Flex Office ?

Le Flex Office est une méthode d’organisation du travail qui permet aux employés de travailler à distance ou en présentiel. À la différence des bureaux traditionnels, il n’y a pas de bureau attitré dans le cas du Flex Office. En effet, les salariés peuvent choisir de travailler dans l’espace adapté aux missions de leur journée. Cette espace peut inclure un bureau individuel, une table commune, un salon, une salle de réunion, la salle créative etc.

Les bénéfices du Flex Office

Depuis la fin de la crise du Covid 18, les entreprises se sont tournées vers de nouvelles solutions de travail. Ainsi, le télétravail est devenu plus courant. C’est depuis la reprise de l’activité que le Flex Office est réellement apparu, comme salvateur des relations sociales.

Le Flex Office offre de nombreux bénéfices aux salariés comme à l’entreprise.
Pour le salarié, on citera notamment :

• La flexibilité : choisir où travailler selon ses besoins, au bureau (à l’endroit de son choix) ou à la maison.

• La collaboration : les espaces partagées permettent de désiloter les équipes et ainsi d’échanger des idées et stimuler la créativité.

Pour l’entreprise, les avantages sont :

• La réduction des coûts : en analysant l’utilisation effective des espaces, l’entreprise peut réduire ses coûts en matière d’équipements ou en réduisant son loyer. Découvrez comment optimiser vos espaces avec le flex office ici.
• La mise en place rapide de changements organisationnels
• L’attraction et la rétention des talents : en offrant un meilleur environnement de travail, l’entreprise répond aux besoins et préférences des employés.  

Cette liste offre un aperçu des bénéfices offerts par le Flex Office. Toutefois, le retour sur investissement (qualitatif – quantitatif) dépendra essentiellement de la qualité de la transition et de votre communication.

Pourquoi le mettre en place ?

Le Flex Office est devenu incontournable pour offrir une expérience hybride réussie. Les avantages proposés par cette modalité s’adressent à tous les profils d’une entreprise.

D’après l’enquête Colliers international, 59% des entreprises souhaitent adopter le flex office et mutualiser les postes de travail. La volonté d’adopter le Flex Office réside dans les bénéfices cités précédemment.

Avant le Flex Office, la plupart des entreprises était à un ratio de 1.1 poste de travail par personne. Aujourd’hui, la volonté des entreprises est de baisser ce ratio à 0.8 par personne, ce qui signifie partager les bureaux.

Par ailleurs, selon le Baromètre national du bonheur au travail, seulement 47% des salariés « ont toujours plaisir à se rendre au travail » alors que les salariés en flex office atteignent 63%. Pour améliorer la qualité de vie au travail, un facteur de rétention ou d’attraction de candidats, les entreprises doivent s’adapter.

Aussi, la vue de bureaux ou d’open space déserts a conduit de nombreux dirigeants à remettre en question leurs habitudes en termes d’immobilier entreprise. En effet, 50% des entreprises souhaitent aujourd’hui réduire leur empreinte immobilière ! L’une des lignes comptables les plus élevés : le loyer, peut ainsi être modéré et adapté à l’usage.

Le Flex Office agit sur 3 aspects importants : la mobilité, l’optimisation, les valeurs.  

Les entreprises doivent s’adapter pour garder les talents, en trouver de nouveaux, diminuer leurs coûts et optimiser leurs mètres carrés. Grâce au Flex Office, elles trouvent une solution à plusieurs problèmes qui l’incombent.

Flex Office vs présentiel

Le travail en présentiel consiste à travailler dans un lieu de travail et un bureau définis. Généralement, les horaires sont réguliers et la présence physique est requise.

Le flex office, en revanche, c’est un concept plus flexible : des espaces de travail partagés et des lieux différents. Les horaires peuvent être adaptables selon l’entreprise et le profil du salarié.
Attention flex office ≠ desk sharing ⚠️

Ainsi, les principales différences entre le flex office et le travail en présentiels sont :

• La flexibilité
• L’autonomie : en flex office, les employés gèrent leur emploi du temps et leurs missions journalières. Les contraintes personnelles de chacun sont ainsi prises en compte. En présentiel, la supervision est souvent plus importante.
• La communication : le flex office requiert des outils pour maintenir les liens sociaux et les échanges professionnels alors que le présentiel permet une communication plus directe et immédiate entre les employés, ce qui peut être bénéfique pour certaines tâches et projets.

Flex Office vs open space

L’open space, c’est un grand espace de travail ouvert, où plusieurs employés travaillent, sans séparation physique entre eux.

Ainsi, les principales différentes entre le flex office et l’open space sont :

• Le niveau sonore et les distractions : en raison du grand nombre d’employés dans un même espace, l’open space peut être bruyant et distrayant. Le Flex Office, en revanche, permet de travailler dans des endroits calmes et isolés si nécessaire.
• La communication : en open space, la promiscuité de tous peut encourager la collaboration et faciliter la communication.
• La flexibilité : le flex office permet aux employés d’adapter leur lieu de travail à leurs tâches mais aussi d’adapter leur emploi du temps selon leur contrainte personnelle, ce qui n’est pas le cas de l’open space.

Comment le mettre en place ?

La mise en place du Flex Office dans une entreprise nécessite une planification minutieuse et une communication claire pour assurer une transition en douceur. Sa réussite repose sur deux piliers phares : l’équilibre (éviter les pics d’affluence) et la planification.

Voici quelques étapes clés pour réussir votre passage au Flex Office :

• Évaluer les besoins de l’entreprise : Il est important d’analyser les besoins de l’entreprise en matière d’espace de travail et de comprendre comment les employés travaillent pour déterminer les types d’espaces de travail nécessaires.
• Planifier l’espace : Il est essentiel de concevoir un plan d’espace de travail qui répond aux besoins de l’entreprise et qui est flexible et adaptable. Cela peut inclure des zones de travail partagées, des bureaux privés, des salles de réunion, des zones de détente, etc.
• Mettre en place une technologie de réservation de bureau : la mise en place d’un système de réservation en ligne peut aider à gérer les espaces de travail et à maximiser leur utilisation. Les employés peuvent ainsi réserver des espaces de travail selon leurs besoins.
• Mettre en place un outil pour gérer ses salles de réunion
• Communiquer avec les employés : il est important de communiquer clairement avec les employés sur la mise en place du Flex Office, les avantages et les attentes en matière de comportement et de responsabilités.
• Évaluer régulièrement le système : il est important de surveiller l’utilisation de l’espace et de faire des ajustements si nécessaire pour répondre aux besoins de l’entreprise et des employés.

La mise en place du Flex Office peut être un casse-tête, mais les avantages en termes de productivité, de collaboration et de satisfaction des employés peuvent être considérables.

Quels sont les facteurs clés de succès ?

Impliquer les collaborateurs

Le Flex Office a un fort impact sur la satisfaction globale des employés, alors impliquer ses collaborateurs dans la mise en place est important.

Répartition équilibrée des jours en présentiel ou en télétravail

À l’heure actuelle, la plupart des travailleurs du privé ne peuvent plus faire sans le télétravail. Ainsi, il est important de fixer une règle globale, comme par exemple 3 jours de télétravail par semaine tout en laissant la liberté à chacun de choisir ses jours de présence. En effet, chaque salarié n’a pas la même perception du télétravail, ainsi proposer une formule unique n’est pas la solution idéale. Pour maximiser l’attractivité des offres d’emploi et de l’entreprise auprès de candidats potentiels, la meilleure solution est de proposer des formules adaptées aux souhaits des salariés.

Bien équiper ses collaborateurs

En mettant en place le Flex Office, il faut penser à acheter des ordinateurs portables à chacun et d’autres équipements spécifiques nécessaires à certains emplois.

Bien former ses managers

Avec les nouveaux modes de travail hybride, le travail s’est complexifié pour les managers qui doivent jongler entre du management en présentiel et du management à distance. Ainsi, une formation adressée aux managers est fondamentale pour une bonne réussite de votre Flex Office.
Pour en savoir plus sur le sujet, découvrez cet article.

Quels peuvent-être les freins à l’acceptation du Flex Office ?

L’apparition du Flex Office va bouleverser les habitudes acquises par vos équipes. Il est donc important d’anticiper les freins et planifier une réponse à ces derniers.

Voici une liste de freins potentiels :

• La personnalisation de l’espace de travail : pour 60% des salariés, il est important de pouvoir personnaliser son environnement de travail. Cette habitude, plus qu’un réel besoin, doit être remplacée dans un environnement flexible : choix d’ambiance, lieux isolés…
• La résistance au changement : certains employés peuvent être réticents à changer leur mode de travail.
• L’intimité : 68% des employés souhaitent un environnement qui leur fournisse de l’intimité. La création d’espaces de retrait comme des bulles de concentration peut palier ce problème.
• La culture d’entreprise : il faut réussir à communiquer sa culture d’entreprise malgré les situations de chacun.
• La sécurité : la mise en place du Flex Office peut poser des problèmes de sécurité, notamment en matière de confidentialité des informations sensibles et de protection des données.
• La difficulté des managers à encadrer leurs équipes remote : découvrez ici 9 conseils pour mieux gérer vos équipes à distance.

Avant de mettre en place le Flex Office, tenir compte de ces facteurs permet de surmonter les obstacles pour assurer une transition en douceur vers ce nouveau mode de travail.

Suivre les données Flex Office

Dans le cadre d’un processus d’amélioration continue, le suivi des occupations est essentiel pour assurer une utilisation efficace de l’espace et pour répondre aux besoins des employés.
Voici une liste des données à suivre :

• Utiliser un système de réservation pour suivre l’utilisation de l’espace et comprendre les besoins des salariés :
  • Nombre de jours en télétravail vs nombre de jours en présentiel
  • Quels sont les bureaux et salles les plus occupés ?
• Suivre l’évolution de vos charges

Les données collectées peuvent aider les gestionnaires de bureau ou travailleurs des ressources humaines à fluidifier l’expérience hybride.

6 conseils pour réussir votre transition

Voici quelques conseils pour vous permettre de réussir votre passage au Flex Office :

• Soyez nomade : en changeant d’espace de travail selon vos missions, vos journées paraissent moins longues.
• Gagnez de la place en diversifiant les fonctions d’usage de votre mobilier.
• Optez pour le clean desk : avec le partage des bureaux, le maintien de la propreté est indispensable.
• Facilitez l’accès aux réseaux : une wifi accessible partout, des prises électriques multiples.
• Valorisez les liens sociaux : créez des hub d’échanges où les idées et conversation peuvent avoir lieu.
• Trouvez des locaux adaptés

En conclusion, le flex office est une approche innovante de l’organisation du travail qui offre de nombreux avantages aux entreprises comme aux employés. En adoptant cette pratique, les entreprises peuvent bénéficier d’une utilisation plus efficace de l’espace, d’une réduction des coûts immobiliers, d’une augmentation de la productivité et de la réduction du turn-over. Les employés, quant à eux, peuvent profiter d’un environnement de travail plus flexible et plus adapté à leurs besoins individuels, ce qui peut améliorer leur bien-être et leur satisfaction au travail.

Toutefois, il est important de noter que la mise en place du flex office nécessite une planification et une gestion minutieuses. Les entreprises doivent être prêtes à investir dans des outils pour soutenir cette approche, ainsi qu’à adopter des politiques claires et cohérentes pour garantir que tous les employés ont accès aux ressources dont ils ont besoin.