Le flex office est la tendance du moment. Cette méthode de travail flexible permet à chaque salarié de travailler dans différents espaces selon ses besoins et son emploi du temps.
Cette nouvelle organisation a un impact sur l’optimisation des espaces de travail et aussi sur les coûts locatifs des entreprises.
Mise en place d’espaces de travail spécifiques
L’Activity-Based Working (ABW) est centré sur les activités et les usages des collaborateurs. L’environnement de travail est remodelé à tous les niveaux, espaces, mobiliers, technologies et services, pour s’adapter aux différentes activités.
En réalité, cette démarche permet de distribuer la ressource existante pour diversifier les espaces. Ainsi, les collaborateurs pourront bénéficier d’espaces dédiés à chacune de leurs activités.
Toutefois, la mise en place d’espaces de travail spécifiques nécessite différents critères.
Votre entreprise est-elle assez mature ?
L’ABW est adapté aux entreprises en phase de transformation, celles qui relèvent les défis des transitions actuelles (digitale, écologique etc.)
Adapter vos espaces aux différents métiers
Ces nouveaux espaces de travail flexibles sont adaptés aux salariés mobile (équipes : marketing,
vente, conseil , projets, innovation) qui peuvent avoir besoin d’espaces créatifs, de salles de réunions etc.
En revanche, les métiers plus sédentaires ou les équipes comptables ne tireront pas pleinement profit des ces nouveaux espaces. L’entreprise doit donc être flexible pour tenir compte des différents métiers et besoins.
Impliquer les collaborateurs
La démarche ABW doit être réfléchie avec les employés. Par nature, un environnement de travail basé sur des activités est construit sur-mesure. Chaque employé doit apporter sa pierre à l’édifice, en exprimant ses besoins, qu’ils soient professionnels ou personnels.
Accompagner le changement
Au-delà de l’implication des collaborateurs, il faut accompagner la transition. Il est important de définir un planning avant et après l’emménagement pour que chaque employé intègre bien le nouvel environnement. En accompagnant le changement, les managers de proximité garantissent une expérience employé réussie.
Penser aux services
Ces nouveaux environnements imposent des reflexions. En effet, il est fondamental de penser à l’accès WiFi qui doit désormais pouvoir se faire de partout à haut débit.
Il faut aussi songer à un outil permettant de visualiser les bureaux libres, les disponibilités des places de parking, des salles de réunion etc.
Dans sa globalité, ce nouvel environnement de travail est évalué comme étant plus efficace.
Gestion des espaces inutilisés
N’oubliez pas de suivre l’utilisation de vos espaces.
Vous avez des bureaux vacants ? Grâce à FiveOffices, vous pouvez désormais monétiser vos bureaux vides et les louer pour des durées flexibles à d’autres entrepreneurs.
Vous optimisez à la fois, vos coûts locatifs et vos espaces de travail.
Vous avez désormais toutes les clés en mains pour tirer pleinement profit du flex office. Enjoy!
