Le Flex Office ou le fait de ne pas avoir de bureau attitré est de plus en plus présent dans les entreprises. Il a deux avantages principaux : l’économie de fonds et la satisfaction des employés.
Néanmoins, le travail s’est complexifié pour les managers qui doivent jongler entre du management en présentiel et du management à distance.
Utilisez les bons outils
Avec le Flex Office, il n’est plus possible de vérifier les absences en passant dans les bureaux. Fini également, les échanges à la volée pour récupérer une information. Non, votre management doit désormais se digitaliser.
« Il est absolument nécessaire d’avoir un matériel de qualité. Cela veut dire une caméra grand angle, où tout le monde doit pouvoir se voir, un micro qui permet des échanges vifs, voire même des caméras qui suivent les personnes en train de parler. L’objectif doit être simple : faire en sorte que, sur place ou à distance, vous viviez la même expérience ! » Sébastien Barthélémy
Voici une liste non-exhaustive d’outils nécessaires au succès de votre management :
- un outil de visioconférence (Zoom, Google Meet)
- une messagerie interne (Teams, Slack, Discord) pour maintenir les liens sociaux et professionnels
- un outil de gestion du Flex Office pour suivre les présences sur site, les réservations de bureaux, les jours de télétravail (FlexTeam)
Ces trois premiers outils sont indispensables pour réussir à manager à distance. Toutefois, des outils comme Todoist (suivre les missions de votre équipe), Toggl Track (suivre les heures travaillées par projet) peuvent aussi vous aider.
Adaptez votre approche managériale
1. Devenez le coach de votre équipe
Avec le Flex Office, fini le management paternaliste. Accordez d’avantage d’autonomie et de confiance à vos équipes.
Quelques soft skills nécessaires pour manager en Flex Office : empathie, écoute, bienveillance.
2. Créez un environnement ouvert et favorable aux critiques
Pour assurer une bonne cohésion, vous devez créer un climat social sain et basé sur la confiance. Écoutez les retours de votre équipe et cherchez à améliorer les points insatisfaisants. Quelques petits conseils pour favoriser la cohésion de votre équipe : un calendrier des anniversaires, une réunion hebdomadaire pour sonder les équipes…
3. Développez votre communication
Rien de pire que le manque de clarté en télétravail.
Il va falloir expliquer clairement, de façon concise, l’objectif global de votre entreprise, mais aussi les missions qui incombent à chacun.
Aussi, en tant que manager, vous devez expliciter les tâches de votre équipe et vous assurer de sa compréhension pour éviter les aller-retours.
4. Repensez votre management d’équipe
Pour vous assurer que la transition flex office proposée correspond aux attentes des équipes, vous devez repenser votre management d’équipe. OpenDecide est l’outil idéal pour passer cette étape cruciale.
Cette plateforme offre un diagnostic scientifique du fonctionnement collectif et permet de suivre l’impact des changements sur la cohésion, la satisfaction et l’efficacité collective dans la durée.
En moyenne, Il permet aux équipes d’augmenter leur performance collective de 15% sur 6 mois.
5. Optimisez le temps au bureau
Dans le cadre du Flex Office, les managers doivent prendre du galon et changer leur approche managériale. Seuls les managers, ouverts et à l’écoute seront à même d’assurer le succès de leur équipe. Le changement c’est maintenant !
