Vos salles de réunion sont toujours réservées et vous n’avez pas assez d’espace pour votre équipe ? Vous n’êtes pas le seul ! De nombreuses équipes ont du mal à gérer efficacement leurs salles de réunion. Heureusement, il existe des moyens simples de mieux gérer vos salles de réunion afin d’utiliser au mieux l’espace dont vous disposez.
3 conseils pour optimiser la gestion de vos salles de réunions
Mettre en place un système de réservation
Commencez par fournir une politique claire, sur l’utilisation des salles de réunion et sur la manière de les réserver, à votre équipe.
Voici quelques questions auxquelles vous devez pouvoir répondre :
– Peut-on réserver les salles de façon récurrente ?
– Faut-il la validation d’un manager ?
– Quand faut-il réserver la salle de réunion ? 2 jours avant ? 1 heure avant ?
Ensuite, mettez en place un système de réservation facile d’utilisation, qui convienne à tous. Ce sytème doit tenir compte de facteurs tels que la taille de la salle, le nombre maximum de participants, les équipements etc.
Il y existe de nombreux outils qui vous permettent de gérer facilement et rapidement les salles de réunion. FlexTeam, un outil de gestion du flex office, vous permet de réserver vos salles en 1 clic, de vérifier leurs disponibilités et leurs équipements. Découvrez une démo ici.
Définir des usages spécifiques à chaque salle de réunion
Un autre moyen efficace de gérer vos salles de réunion consiste à réserver certaines salles à des fins spécifiques. Par exemple, vous pouvez dédier une salle aux réunions d’équipe, une autre aux réunions clientèle ou aux vidéoconférences.
Lister les équipements nécessaires
Il est également important de veiller à ce que les salles de réunion soient correctement équipées. Cela permettra à vos équipes de rester productif et efficace.
Assurez-vous qu’il y a une bonne connexion internet, des tableaux blancs et des vidéoprojecteurs si nécessaire.
Enfin, n’oubliez pas de prendre soin des salles de réunion elles-mêmes. Veillez à ce qu’elles soient propres et bien rangées et à ce que tout équipement cassé soit réparé ou remplacé. Si les salles de réunion sont en bon état, les gens seront plus enclins à les utiliser.
Pourquoi optimiser l’usage de vos salles de réunion ?
Dans le but d’augmenter l’utilisation des salles de réunion et fournir une expérience agréable aux collaborateurs, il faut améliorer leur gestion.
- Fini le stress de dernière minute pour trouver une salle.
Vous maîtrisez désormais l’usage de vos espaces et pouvez réserver votre salle ou voir en 2 clics les disponibilités.
- Fini les doublons
Enfin ! Les salles ne sont plus réservées en double, merci FlexTeam !
- Fini le manque de place ou les salles inutiles
Suivez directement la fréquentation de vos salles de réunions et adaptez ainsi vos espaces.
En suivant ces conseils simples, vous maîtriserez mieux vos salles de réunion.
Cela aidera votre équipe à être plus productive et à profiter pleinement de l’espace disponible.
