L’indemnité télétravail est une forme d’allocation destinée à rémunérer les employés qui effectuent leurs activités à distance. En télétravail, les salariés dépensent en effet davantage, que ce soit pour les fournitures de bureau, l’électricité, le chauffage etc. Certains employeurs peuvent décider d’indemniser leurs équipes, notamment pour favoriser l’engagement.
Dans cet article, nous verrons les conditions nécessaires pour bénéficier de l’indemnité, son montant et sa mise en place.
Sommaire
- Qu’est-ce que l’indemnité de télétravail ?
- Quelles sont les obligations de l’employeur en matière d’indemnité ?
- Quels sont les frais pris en charge par l’indemnité ?
- Quelles formes peut prendre le montant de la prime de télétravail ?
- L’indemnité est-elle exonérée d’impôts et de charges sociales et fiscales ?
- Quelles sont les conditions nécessaires pour en bénéficier ?
- Quel est le montant de l’indemnité télétravail ?
- Qu’en est-il des droits habituels (tickets restaurant, chèque vacances etc.) ?
- Comment se passe les remboursements sur les transports ?
- Comment mettre en place l’indemnité télétravail ?
- Quels sont les avantages de la mise en place d’une indemnité de télétravail ?
- Qui est concerné par l’indemnité de télétravail dans la fonction publique ?
Qu’est-ce que l’indemnité de télétravail ?
L’indemnité télétravail a pour objectif de couvrir les frais engendrés par le télétravail.
Il peut s’agir :
- des factures internet
- des factures d’électricité
- des factures de gaz
- du matériel informatique
- des fournitures (chaise de bureau, papeterie etc.)
À titre indicatif, en télétravail, les factures énergétiques augmentent de 30% en moyenne.
L’indemnité se caractérise par un complément financier à la fin du mois. Celui-ci s’ajoute au salaire chaque mois et apparaît sur la fiche de paie. Toutefois, à l’inverse du salaire, l’indemnité télétravail est exonérée de charges sociales.
Quelles sont les obligations de l’employeur en matière d’indemnité ?
Suite à l’ordonnance prononcée le 22 septembre 2027, il n’existe aucune obligation légale qui impose à l’employeur la prise en charge des frais de télétravail. Ainsi, le versement d’une indemnité télétravail n’est pas obligatoire, et son versement peut être soumis à certaines conditions.
L’indemnité de télétravail doit être prévue dans les accords collectifs et les chartes encadrant la pratique du télétravail. Le CSE ou les instances de représentations des travailleurs peuvent négocier en faveur de l’indemnité et évaluer son montant.
Néanmoins, l’URSAFF et le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion recommande aux entreprises de mettre en place cette indemnité. Dans le domaine public, les agents et les magistrats bénéficient justement d’une indemnité forfaitaire des frais liés à l’exercice du télétravail. Elle s’élève à 2,88€ par jour de télétravail dans la limite de 253,44€.
Quels sont les frais pris en charge par l’indemnité ?
Certains frais peuvent faire l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur, c’est le cas pour :
- Les fournitures : papeterie, cartouches d’encre, chaise de bureau
- Le matériel informatique : ordinateur, deuxième écran
- Les frais liés à l’utilisation de votre logement : loyer, électricité, chauffage
- Les frais liés aux télécommunications : internet, forfait mobile
Quelles formes peut prendre le montant de la prime de télétravail ?
L’indemnité peut prendre deux formes : frais réels ou base forfaitaire.
Frais réels
Le remboursement en frais réels permet de toucher un remboursement sur la base de la présentation de justificatifs.
Exemple : vous avez acheté une cartouche d’encre pour imprimer des documents pour votre entreprise. Vous remettez la facture à votre employeur, il vous rembourse. Il s’agit du même fonctionnement qu’une note de frais.
Base forfaitaire
Le remboursement sur la base forfaitaire signifie toucher le même montant chaque mois, en fonction du nombre de jours de télétravail effectifs.
L’URSAFF a communiqué un barème informel des montants de l’indemnité de télétravail :
- 10€ par mois et par salarié pour 1 jour de télétravail par semaine
- 20€ par mois et par salarié pour 2 jours de télétravail par semaine
- 30€ par mois et par salarié pour 3 jours de télétravail par semaine
- 40€ par mois et par salarié pour 4 jours de télétravail par semaine
- 50€ par mois et par salarié pour pour les salariés en télétravail à temps plein
Dans le cas de la base forfaitaire, l’entreprise doit être capable de suivre le nombre de jours en télétravail de ses salariés.
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L’indemnité est-elle exonérée d’impôts et de charges sociales et fiscales ?
Toutes les dépenses associées au télétravail sont considérées comme des frais professionnels. Ainsi, le montant des indemnités télétravail est exonéré de cotisations sociales.
Depuis 2021, les entreprises n’ont plus à fournir de justificatifs à l’URSAFF sauf en cas de dépassement des montants fixés par l’organisme.
La seule obligation pour les entreprises est la transmission du nombre de jours de télétravail effectué par chaque salarié.
Par ailleurs, les indemnités sont exonérées d’impôts sur le revenu dans le cas où elles sont justifiées ou dans le cas où elles respectent les limites fixées par l’URSAFF.
Quelles sont les conditions nécessaires pour en bénéficier ?
Tous les salariés en télétravail dans une entreprises sont éligibles à l’indemnité télétravail. Cependant, celle-ci dépend des accords de branche, du CSE ou encore de la négociation préalable à l’emploi.
Quel est le montant de l’indemnité télétravail ?
L’indemnité forfaitaire dépend tout d’abord du nombre de jours effectivement télétravaillés.
Au maximum, l’indemnité sera de 50€ par mois pour 5 jours de télétravail. On compte 10€ par mois pour 1 jour de télétravail effectué.
Toutefois, l’employeur peut faire le choix de se montrer plus généreux et décider de verser une allocation plus élevée. Si tel est le cas, et qu’il ne demande pas de justificatif, le surplus sera soumis aux cotisations sociales.
Qu’en est-il des droits habituels (tickets restaurant, chèque vacances etc.) ?
D’après l’article L1222-9 du Code du Travail: “Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise.”
Ainsi, un salarié en télétravail conserve l’ensemble de ses droits. Si les équipes en présentiel ont le droit à des tickets restaurants, à des chèques vacances ou à d’autres avantages, les salariés en distanciel bénéficient des mêmes droits.
Le Code du Travail ne fait pas de différence entre les salariés en télétravail et les autres. Tous disposent des mêmes droits.
Comment se passe les remboursements sur les transports ?
Indépendamment du mode de travail du salarié, l’employeur doit verser la même indemnisation à tous. Ainsi, un salarié en présentiel, indemnisé à 50% des frais de transports, aura les mêmes droits qu’un salarié en télétravail. Cela même si le salarié en télétravail ne se déplace pas.
Comment mettre en place l’indemnité télétravail ?
La mise en place d’une indemnité télétravail est très facilement applicable. En effet, l’entreprise n’a qu’une seule tâche à effectuer, si elle respecte les plafonds fixés par l’URSAFF. La seule tâche de l’entreprise est de communiquer les jours de télétravail de ses équipes à l’URSAFF.
Ainsi, l’entreprise doit être capable de suivre les jours de télétravail de tous. Avec un outil comme FlexTeam, cette étape est facilement réalisable. L’application regroupe les informations de l’ensemble des collaborateurs et les fait remonter directement dans le SIRH. L’entreprise n’a plus qu’à exporter le document à l’URSAFF et le tour est joué.
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Quels sont les avantages de la mise en place d’une indemnité de télétravail ?
En mettant en place une indemnité de télétravail vous bénéficiez d’un atout considérable dans le recrutement de nouveaux membres. Peu d’entreprises proposent un remboursement des frais supplémentaires et c’est donc un véritable avantage comparatif.
Par ailleurs, en réduisant les temps en présentiel, l’entreprise peut réduire ses coûts locatifs, énergétiques etc. Les coûts générés par les indemnités sont non proportionnels aux économies réalisées, à l’avantage de l’entreprise.
Qui est concerné par l’indemnité de télétravail dans la fonction publique ?
Depuis le 1er septembre 2021, certains agents de la fonction publique reçoivent une indemnité télétravail.
Il s’agit :
- des magistrats de l’ordre judiciaire
- des agents publics de la Fonction publique d’État et hospitalière
- des agents publics territoriaux, après délibération de l’organe délibérant de la collectivité territoriale, de son groupement ou de son établissement public ;
- des apprentis ayant conclu un contrat d’apprentissage avec une personne morale de droit public.
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