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Vous passez au flex office et vous ne savez pas comment aménager vos espaces ? Voici quelques conseils pour concevoir vos locaux avec le bon mobilier.

1) Polyvalence des espaces

Les bureaux assis-debout

Les bureaux modulables sont idéals pour s’adapter rapidement à la morphologie et aux besoins de chacun. Ainsi, plus de problème, les bureaux de votre environnement flex office s’adaptent à tous.

Les cloisons mobiles

Intégrez des cloisons mobiles, amovibles pour délimiter vos espaces. Elles sont modulaires, flexibles, polyvalentes et customisables (conception, couleurs, matériaux).

Ces cloisons offrent une séparation visuelle tout en permettant une réorganisation aisée de l’espace en fonction des exigences du moment. Elles sont particulièrement utiles pour créer des zones de travail privées lorsque nécessaire.

Les tableaux sur roulettes

Plus besoin d’avoir une salle de réunion pour improviser une réunion. Les tableaux sur roulettes peuvent rapidement se déplacer pour vous permettre de visualiser rapidement les idées de votre équipe.

Les casiers

Les casiers sont indispensables au bon fonctionnement du flex office. Ils permettent aux collaborateurs de garder leurs objets personnels / affaires de travail en lieu sûr jusqu’à leur retour.

Optez pour des casiers modulables et sécurisés, ils favorisent un environnement propre et ordonné.

2) Confort et ergonomie

Les chaises ergonomiques

Donnez envie à vos équipes de venir au bureau avec du mobilier confortable. Les chaises de bureau ergonomiques favorise le maintien d’une posture saine, ce qui contribue à la productivité et au bien-être des collaborateurs

Les Poufs ergonomiques

Ils permettent de se substituer à la salle de sport et de changer rapidement de posture de travail. Allez, faites comme les scandinaves devenez un adepte du hygge !

Les Espaces Lounge Confortables

Créez des espaces lounge avec des canapés et des fauteuils. Ces zones offrent un endroit décontracté pour des réunions informelles, des discussions rapides ou simplement une pause détente. Optez pour des meubles qui favorisent la convivialité et la détente.

3) Technologies intégrées

Stations de travail équipées

Dans un environnement flex office, vous devez impérativement penser aux prises électriques et ports USB. Cela permet aux employés de rester connectés et opérationnels, même lorsqu’ils changent d’emplacement. Des bureaux munis de systèmes de gestion des câbles contribuent à maintenir un aspect ordonné et professionnel.

Salles de réunion 3.0

Investissez dans des écrans interactifs, des systèmes de visioconférence et des tableaux numériques. Ces équipements facilitent la collaboration à distance et améliorent l’efficacité de vos réunions

L’aménagement du flex office nécessite une réflexion approfondie sur le choix du mobilier. La polyvalence des espaces, le confort ergonomique et l’intégration de technologies modernes sont des éléments clés pour créer un environnement de travail flexible et stimulant. En investissant judicieusement dans le mobilier, vous pouvez créer un flex office qui favorise la productivité et le bien-être de vos collaborateurs, tout en répondant aux besoins changeants de votre entreprise.

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Au cours des quatre dernières années, le travail à distance et le travail hybride se sont considérablement développés. En effet, en 2019, 60% des employés autorisés à travailler à distance passaient toute leur semaine à travailler sur site, alors que seul 20% le font aujourd’hui.

Ces changements ont directement entraîné une transformation du lieu de travail :

• 5 employés sur 10 travaillent en mode hybride
• 3 employés sur 10 en 100% télétravail
• 2 employés sur 10 en 100% présentiel

1) Les politiques du travail hybride

Les règles assimilées au travail hybride sont différentes selon les entreprises. Toutefois, certain schéma se reproduisent et nous pouvons en déduire certaines tendances.
Si vous êtes en train de dessiner votre politique hybride, n’hésitez pas à utiliser ces éléments.

Présence sur site

D’après une étude menée par Gallup,

• 3 employés sur 10 sont sur site 1 jour maximum par semaine
• 4 employés sur 10 sont en présentiel 2 à 3 jours par semaine
• 3 employés sur 10 sont en présentiel 4 jours ou plus sur site

La flexibilité accordée aux travailleurs dépend beaucoup de la nature de l’organisation et des tâches à accomplir. Les emplois interdépendants nécessiteront plus de présentiel que d’autres rôles plus autonomes. Aussi, les besoin des clients et la culture de l’entreprise peuvent influencer l’équilibre entre jours sur site et jours en télétravail.

Les règles définies par les entreprises

Les lieux de travail hybrides offrent le meilleur des deux mondes lorsque les employés utilisent le bureau pour collaborer en direct. Les jours en présentiel doivent être utilisés pour les tâches d’équipe et le coaching. En effet, certaines activités sont plus faciles et plus efficaces lorsqu’elles sont réalisées en personne (brainstorming, mentorat, création de liens sociaux).

Toutefois, si les managers fixent des directives à l’ensemble de l’entreprise sans concertation préalable, il y a un gros risque de désengagement de la part des équipes. Il faut définir une stratégie hybride et la communiquer mais d’après Gallup il faut utiliser un processus collaboratif. En effet, si les équipes collaborent pour déterminer les horaires et les jours de présence alors l’engagement sera plus fort.

Malheureusement, seulement 12 % des employés hybrides affirmant que leur équipe utilise un processus décisionnel basé sur la collaboration.

Les avantages et inconvénients d’un environnement de travail hybride

Les employés hybrides rapportent les avantages suivants :

• meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
• une meilleure gestion du temps
• moins d’épuisement dû au travail
• une plus grande autonomie
• un bien-être plus élevé

Les employeurs, quant à eux soulignent :

• un turnover plus bas
• une meilleure proposition de valeur
• un meilleur moyen d’attirer les talents (les offres d’emploi en hybride reçoivent jusqu’à deux à trois fois plus de candidatures que des les postes en présentiel)

Les challenges d’un environnement hybrides d’après Gallup :

2) Les meilleures pratiques pour créer un environnement hybride

• Créer une “proposition de valeur au travail” : les dirigeants doivent trouver des moyens de faire revenir les salariés au bureau de façon intentionnelle. Il faut réussir à transmettre la culture de l’entreprise à travers le bureau : collaborer avec ses collègues, construire des relations, améliorer la relation avec les clients etc. Pour cela il faut concevoir une politique hybride avec des horaires d’équipes, des espaces de travail agréable etc.

• Donner du pouvoir aux équipes : les organisations doivent clairement communiquer leur nouvelle politique hybride. Toutefois, les équipes doivent être responsables de la mise en oeuvre de leur stratégie de travail hybride, de la même manière qu’elles sont responsables de leurs performances.

• Revoir le suivi de gestion des performances : il est très difficile pour les dirigeants et les managers de croire au travail hybride s’ils n’ont pas de moyens d’analyser la responsabilité et la productivité de leurs employés.

• Former les managers et leurs équipes : d’après Gallup, 80% des travailleurs hybrides n’on pas reçu de formation sur la façon de travail dans un environnement hybride.

Aujourd’hui, les employés ont de nouvelles attentes quant à l’endroit et à la manière dont ils travailleront. Les managers doivent s’adapter et définir des stratégies hybrides à long terme dans un cadre collaboratif.

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Que les salariés s’assoient à un poste de travail attitré ou non, au sein de l’entreprise, en télétravail ou à un bureau opéré, l’important est qu’ils soient heureux. Et je pense que vous êtes d’accord. L’enjeu de cet article est donc de s’assurer que le bonheur de ses salariés soit conservé lors du passage au Flex Office. Alors, quels défis relever et comment s’y prendre ? Les réponses, dans cet article !

Rappel : c’est quoi le Flex Office ?

Le Flex Office est un mode d’organisation du travail qui repose sur un principe simple : les bureaux ne sont pas attitrés. Ce fonctionnement peut s’adopter en présentiel ou à distance, selon la politique de l’entreprise.

L’avantage principal du Flex Office est la flexibilité. Les salariés peuvent choisir leur lieu de travail et leur bureau selon leurs envies. Par ailleurs, la collaboration est facilitée par ce mode d’organisation. Si Justine du service client a besoin de travailler avec Aude du service communication, elles s’assoient ensemble dans la salle de réunion le jeudi matin de 9 h à midi.

Mais quels inconvénients se cachent derrière ce mode d’organisation ?

Quels sont les défis du Flex Office (et comment les surmonter) ?

1. Adopter le Flex Office

Le premier défi du passage au Flex Office est de changer de mode d’organisation sans décevoir ou perturber ses collaborateurs. En matière de logistique, tout devra être pensé au millimètre près.

Pour relever ce défi, mettez en place un système de réservation pour que les salariés puissent réserver leur bureau facilement. Car la pire situation pour un salarié serait de venir au bureau et de ne pas trouver de place disponible.

Vous devrez également vous assurer que tous les bureaux soient propres chaque matin. Pour cela, faites appel à un service de nettoyage professionnel chaque soir !

Last but not least, vous devrez envoyer un e-mail à l’ensemble de vos collaborateurs pour leur expliquer comment fonctionne le Flex Office au sein de l’entreprise. Ils sauront ce qu’ils peuvent faire ou non et quels moyens sont mis à leur disposition.

2. Perdre le lien avec ses collègues de bureau

Mettez-vous dans la peau de Jean-Michel. Cela fait 15 ans qu’il travaille tous les jours aux côtés de Marc. Ces 2 salariés ont créé des liens forts, sont devenus amis et sont même partis en vacances ensemble.

Du jour au lendemain, ils apprennent qu’ils peuvent travailler du bureau, d’un espace de coworking à proximité de chez eux ou de chez eux. Marc qui habite à 1 h 30 de son bureau préfère travailler de chez lui. Coup dur pour Jean-Michel qui comptait garder cette relation professionnelle encore quelques années.

Pour relever ce défi, adoptez ce mode d’organisation du travail petit à petit. Autorisez 1 jour de télétravail par semaine, puis 2, puis 3… Sondez vos salariés à chaque nouveauté pour être sûr qu’ils ne soient pas trop réfractaires. Et si c’est le cas, essayez de trouver des solutions ensemble pour que chacun y trouve son compte.

3. Ne plus savoir où ranger ses affaires

En Flex Office, les bureaux sont dépersonnalisés.

Les salariés doivent dire adieu aux photos de famille, aux post-its et à la tasse à café qui s’endorment chaque soir sur leur bureau…

Pour relever ce défi, donnez accès à des casiers à vos salariés pour qu’ils puissent ranger leurs affaires en toute sécurité. Certains professionnels (ex : photographes) doivent stocker du matériel. S’ils avaient pour habitude de ranger leur appareil dans leur tiroir, assurez-vous qu’ils puissent l’entreposer à un autre endroit sécurisé.

4. Manquer d’intimité

Le Flex Office impose parfois de passer de bureaux fermés à des espaces plus ouverts (les fameux “open space”). Dans ce cas de figure, les salariés peuvent se sentir moins à l’aise, plus surveillés.

Pour relever ce défi, échangez avec chaque collaborateur pour recenser leurs impressions vis-à-vis du Flex Office. De cette manière, vous aurez une vision claire de ce que vous pouvez faire pour améliorer leur situation au cas par cas.

Exemple : si Lise se sent moins à l’aise depuis le passage au flex office, proposez-lui de travailler à côté de collègues avec qui elle se sent à l’aise, dans un endroit plus restreint (exemple : une petite salle de réunion) ou depuis un espace de coworking qu’elle apprécie particulièrement. Au passage, faites-lui comprendre que vous avez confiance en elle, quel que soit son lieu de travail.

5. Arriver dans l’entreprise sans être briefé

Le dernier défi à surmonter lors du passage au Flex Office concerne l’onboarding des nouveaux talents.

Lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs, ces derniers devront connaître les règles liées au Flex Office.

Pour cela, vous devrez répondre à ces questions (et à toutes celles qui vous semblent pertinentes) : 

• Combien de jours de télétravail sont autorisés par semaine ?
• Comment réserver un espace de travail au bureau ?
• Comment savoir où ses équipiers travaillent ?
• Comment se faire rembourser son abonnement à un coworking ?
• Comment réserver une salle de réunion ?

Passer au Flex Office : les bonnes pratiques

Pour résumer, voici les bonnes pratiques à mettre en place lors du passage au Flex Office :

• adopter ce mode d’organisation en douceur ;
• ne pas briser les liens forts que les salariés ont pu créer entre eux ;
• offrir des espaces de stockage à ceux qui en ont besoin ;
• personnaliser son approche de façon à ce que chaque salarié ait accès au degré d’intimité/de convivialité qui lui convient ;
• aborder la question du Flex Office dès l’onboarding.

Collaboration, télétravail, formation… chez Flexteam, nous créons une expérience de travail hybride engageante pour vos salariés.

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Se perdre dans son bureau peut définitivement gâcher votre journée, surtout si vous êtes en retard pour un rendez-vous d’important. Les entreprises doivent aujourd’hui trouver des moyens pour aider leurs employés à naviguer au sein des espaces de travail. Ainsi, un plan de bureau interactif peut être un excellent moyen d’améliorer l’expérience de l’entreprise.

C’est quoi une carte de bureau interactive ?

Une carte interactive vous permet de trouver rapidement les espaces de travail, des équipements spécifiques, les lieux de restauration, les parkings, les sorties de secours et vos collègues.

Elle est conçu pour faciliter la navigation dans le bureau et trouver rapidement ce que l’on cherche. Elle peut être consulté sur n’importe quel téléphone, ordinateur ou tablette.

Les bénéfices d’une carte de travail interactive

Trouver votre chemin dans de grands bureaux peut s’avérer compliqué, notamment pour les nouveaux employés, les travailleurs hybrides ou les visiteurs. Voici les bénéfices de la mise en place d’une carte interactive.

Simplifier les échanges avec vos collègues

Vous avez une question ou devez discuter avec un de vos collègues sur un sujet en particulier ? Rien de plus simple. Il vous suffit de vous rendre sur la carte interactive, de taper son nom et de le localiser facilement ! Ainsi, vous ne manquez plus d’occasions de collaborer ou de communiquer avec vos collègues.

Une enquête récente a d’ailleurs révélé que 27 % des personnes considèrent comme un problème majeur le fait de ne pas pouvoir localiser les personnes avec lesquelles elles ont besoin de travailler.

Optimiser le management des espaces de travail

La gestion des espaces est essentielle pour fédérer les employés autour de l’espace de travail et pour aider les responsables à gérer plus efficacement leurs budgets et leurs dépenses.

Grâce à la carte interactive, les office managers peuvent rapidement et facilement voir quels espaces sont utilisés et lesquels ne le sont pas, ce qui leur permet de les organiser et de les gérer plus efficacement.

Par exemple, ils peuvent se poser des questions telles que : ces bureaux sont-ils utilisés ? Ne sont-ils pas utilisés parce qu’ils sont trop proches de la machine à café bruyante ?

En combinant les observations faites sur la carte et les données issues de l’utilisation des espaces, les office managers sont en mesure de prendre des décisions éclairées basées sur des données fiables.

Améliorer l’expérience de réservation des bureaux

Grâce à la carte interactive de FlexTeam, les employés peuvent facilement vérifier si une salle de réservation est occupée ou non. Les salles occupées sont représentées en rouge, tandis que les salles disponibles sont en vert. Le même système de réservation est utilisé pour réserver des bureaux. Par ailleurs, si vous avez oublié de réserver votre bureau, vous pouvez toujours le faire en 2 clics depuis votre mobile.

Naviguer au sein des bureaux

En quelques clics, vous pouvez facilement trouver les salles de réunion, les toilettes, les services de restauration et bien d’autres choses, créant ainsi un espace de travail confortable et sans stress pour vos employés.

Les lieux de travail deviennent dynamiques et complexes, avec l’intégration de systèmes de réservation innovants, des nouvelles salles, etc. Il est essentiel de créer un environnement qui encourage les employés à accepter ces changements.

Le plan interactif va permettre à tous, employés et managers, de naviguer plus facilement, d’améliorer la collaboration, la sécurité et d’optimiser les espaces.

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C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer une solution de gestion intelligente des salles de réunion à votre entreprise.

Voici les trois meilleures façons d’améliorer votre gestion des salles de réunion et de permettre à votre équipe de mieux collaborer sur site.

Donnez de l’espace à votre équipe

39 % des employés et 46 % des managers en mode hybride déclarent qu’ils se rendent au bureau pour nouer des relations et collaborer.

Toutefois, en se rendant au bureau, ils vont davantage utiliser les ressources disponibles. Les salles de réunion seront plus demandées et il est donc important d’en faciliter la gestion et la réservation.

Pour rendre ce processus aussi simple que possible, envisagez d’investir dans un système de gestion des salles de réunion.

Recherchez un outil qui donne aux employés la possibilité de trouver, réserver et s’enregistrer dans les salles facilement. Votre outil doit répondre à qui ? quand et où ?

Libérez l’espace inutilisé

Alors que vos employés reviennent sur le lieu de travail et réservent régulièrement des salles de réunion, vous allez constater que vos ressources se font plus rares.

Les gens peuvent réserver une salle, mais ne pas se présenter au bureau ce jour-là.

Les équipes peuvent réserver une salle pour une réunion, mais opter pour une réunion à distance à la place.

Rien n’est plus frustrant que de voir des salles réservées, mais non utilisées, surtout lorsque vous avez des collègues qui courent dans le bureau à la recherche d’une salle pour une réunion avec un collègue en télétravail, vous aurez donc besoin d’un système intelligent de gestion des salles de réunion pour résoudre ce problème.

Avec FlexTeam, vous pouvez éliminer la frustration et le temps passé à chercher une salle où vous réunir en libérant automatiquement de l’espace pour ceux qui en ont besoin.

Exigez que les participants s’enregistrent dans leurs salles de réunion et libérez les réservations de salles inutilisées lorsque personne ne s’y enregistre.

Améliorez vos espaces

Combien de personnes se trouvent généralement dans vos salles de réunion ? À quelle fréquence les réunions sont-elles maintenues ou annulées ?

Ces données peuvent orienter votre politique de travail hybride et vos décisions en matière de lieu de travail.

Par exemple, si vos salles de réunion sont souvent réservées par une ou deux personnes seulement, vous devez peut-être imposer un nombre minimum d’occupants, ou ajouter des espaces de réunion plus petits.

Avec FlexTeam, vous obtenez une nouvelle perspective sur l’utilisation de vos espaces grâce à des informations et de la donnée intelligente. Utilisez cela pour mieux utiliser votre espace et prendre des meilleures décisions.

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Voici quelques conseils pour aider vos gestionnaires à prendre facilement des décisions éclairées.

Définissez les impacts du retour au bureau dans votre entreprise

Pour avoir une idée des effets du retour au bureau dans votre entreprise, vous devez connaître un certains nombre d’informations. Par exemple : le nombre de personnes qui viennent en présentiel, ceux qui utilisent les ressources et ceux qui assistent à des événements en personne.

En ayant une idée de l’assiduité des employés et de l’utilisation de l’espace de travail, votre équipe comprendra si les investissements qu’elle a faits (et les efforts qu’elle a déployés) ont un bon retour sur investissement.

Voici quelques informations clés à utiliser dans votre rapport :

– Nombre d’employés sur le site : cela vous permet d’observer comment les employés adhèrent à la politique de retour au bureau. Ces données vous permettront de mieux comprendre les changements entre deux périodes.

– Jours où la présence est la plus élevée : ces données révèlent les jours où les employés préfèrent travailler au bureau. Grâce à ces informations, les responsables peuvent modifier la charte de télétravail. Par exemple, si le mercredi est obligatoire, mais que davantage de personnes se présentent le mardi, l’organisation peut décider de changer le jour obligatoire. De cette manière, les responsables peuvent créer une meilleure culture d’entreprise et encourager une meilleure collaboration sur place, tout en tenant compte des souhaits des employés.

– Équipes et départements les plus présents sur site : cette donnée donne un aperçu des équipes qui dépendent le plus de votre lieu de travail. Ces données peuvent aider l’organisation à prendre des décisions plus judicieuses concernant les investissements qui soutiendront ces équipes. Elles permettent également d’identifier les équipes qui viennent le moins et d’améliorer leur environnement de travail.

Tirez profit de l’environnement de travail

Vous pouvez tirer profil de l’environnement de travail en montrant comment les modifications apportées à votre espace ont contribué à augmenter l’usage et à réduire le gaspillage d’espace.
Pour démontrer le succès de votre espace et ainsi justifier d’un investissement supplémentaire, suivez les étapes suivantes :

• Déterminez ce que vous souhaitez obtenir de cet investissement (par exemple : plus de présence sur le site).
• Comparez les rapports d’un mois à l’autre pour évaluer l’effet de vos changements
• Résumez les résultats de vos expérimentations

Rationalisez vos besoins en immobilier

Disposer de données sur les déplacements des employés et l’utilisation de l’espace permet aux gestionnaires de prendre des décisions plus éclairées concernant leurs investissements immobiliers. Faut-il louer plus d’espaces, les réduire ? La capacité d’accueil est-elle à son maximum ? Si oui, combien d’espaces supplémentaires sont nécessaires ?

Sans la donnée pour diriger ces décisions, il peut être compliqué de comprendre ce qui fonctionne le mieux pour les employés et l’organisation. En revanche, avec les bonnes données, les gestionnaires s’assurent que leurs employés disposent d’un environnement de travail idéal pour être productifs et heureux.

Le plus : ils le font en économisant sur les coûts immobiliers.

Optimisez vos dépenses

Une bonne connaissance des tendances en matière d’occupation des lieux de travail peut aider vos dirigeants à prendre de meilleures décisions sur la manière d’allouer les ressources. Par exemple, si la capacité est maximale sur le lieu de travail, il est probable que vous devrez recruter du personnel supplémentaire pour assurer la sécurité du lieu de travail.

De même, il peut être nécessaire de fournir une assistance informatique pour s’assurer que les gens ont ce dont ils ont besoin pendant qu’ils sont sur place. Si vous espérez augmenter vos effectifs, les données relatives à l’occupation peuvent vous aider à présenter des arguments convaincants en faveur de l’expansion de votre équipe

Les données relatives à l’occupation de l’espace peuvent ouvrir un monde d’opportunités pour vous, votre équipe et votre organisation. En tirant profit de ces données, vous pouvez fournir à vos responsables des informations précieuses sur l’utilisation de vos espaces de travail et sur les mouvements de personnel. Ces informations permettront à votre entreprise de prendre des décisions plus rentables.

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