Que les salariés s’assoient à un poste de travail attitré ou non, au sein de l’entreprise, en télétravail ou à un bureau opéré, l’important est qu’ils soient heureux. Et je pense que vous êtes d’accord. L’enjeu de cet article est donc de s’assurer que le bonheur de ses salariés soit conservé lors du passage au Flex Office. Alors, quels défis relever et comment s’y prendre ? Les réponses, dans cet article !
Rappel : c’est quoi le Flex Office ?
Le Flex Office est un mode d’organisation du travail qui repose sur un principe simple : les bureaux ne sont pas attitrés. Ce fonctionnement peut s’adopter en présentiel ou à distance, selon la politique de l’entreprise.
L’avantage principal du Flex Office est la flexibilité. Les salariés peuvent choisir leur lieu de travail et leur bureau selon leurs envies. Par ailleurs, la collaboration est facilitée par ce mode d’organisation. Si Justine du service client a besoin de travailler avec Aude du service communication, elles s’assoient ensemble dans la salle de réunion le jeudi matin de 9 h à midi.
Mais quels inconvénients se cachent derrière ce mode d’organisation ?
Quels sont les défis du Flex Office (et comment les surmonter) ?
1. Adopter le Flex Office
Le premier défi du passage au Flex Office est de changer de mode d’organisation sans décevoir ou perturber ses collaborateurs. En matière de logistique, tout devra être pensé au millimètre près.
Pour relever ce défi, mettez en place un système de réservation pour que les salariés puissent réserver leur bureau facilement. Car la pire situation pour un salarié serait de venir au bureau et de ne pas trouver de place disponible.
Vous devrez également vous assurer que tous les bureaux soient propres chaque matin. Pour cela, faites appel à un service de nettoyage professionnel chaque soir !
Last but not least, vous devrez envoyer un e-mail à l’ensemble de vos collaborateurs pour leur expliquer comment fonctionne le Flex Office au sein de l’entreprise. Ils sauront ce qu’ils peuvent faire ou non et quels moyens sont mis à leur disposition.
2. Perdre le lien avec ses collègues de bureau
Mettez-vous dans la peau de Jean-Michel. Cela fait 15 ans qu’il travaille tous les jours aux côtés de Marc. Ces 2 salariés ont créé des liens forts, sont devenus amis et sont même partis en vacances ensemble.
Du jour au lendemain, ils apprennent qu’ils peuvent travailler du bureau, d’un espace de coworking à proximité de chez eux ou de chez eux. Marc qui habite à 1 h 30 de son bureau préfère travailler de chez lui. Coup dur pour Jean-Michel qui comptait garder cette relation professionnelle encore quelques années.
Pour relever ce défi, adoptez ce mode d’organisation du travail petit à petit. Autorisez 1 jour de télétravail par semaine, puis 2, puis 3… Sondez vos salariés à chaque nouveauté pour être sûr qu’ils ne soient pas trop réfractaires. Et si c’est le cas, essayez de trouver des solutions ensemble pour que chacun y trouve son compte.
3. Ne plus savoir où ranger ses affaires
En Flex Office, les bureaux sont dépersonnalisés.
Les salariés doivent dire adieu aux photos de famille, aux post-its et à la tasse à café qui s’endorment chaque soir sur leur bureau…
Pour relever ce défi, donnez accès à des casiers à vos salariés pour qu’ils puissent ranger leurs affaires en toute sécurité. Certains professionnels (ex : photographes) doivent stocker du matériel. S’ils avaient pour habitude de ranger leur appareil dans leur tiroir, assurez-vous qu’ils puissent l’entreposer à un autre endroit sécurisé.
4. Manquer d’intimité
Le Flex Office impose parfois de passer de bureaux fermés à des espaces plus ouverts (les fameux “open space”). Dans ce cas de figure, les salariés peuvent se sentir moins à l’aise, plus surveillés.
Pour relever ce défi, échangez avec chaque collaborateur pour recenser leurs impressions vis-à-vis du Flex Office. De cette manière, vous aurez une vision claire de ce que vous pouvez faire pour améliorer leur situation au cas par cas.
Exemple : si Lise se sent moins à l’aise depuis le passage au flex office, proposez-lui de travailler à côté de collègues avec qui elle se sent à l’aise, dans un endroit plus restreint (exemple : une petite salle de réunion) ou depuis un espace de coworking qu’elle apprécie particulièrement. Au passage, faites-lui comprendre que vous avez confiance en elle, quel que soit son lieu de travail.
5. Arriver dans l’entreprise sans être briefé
Le dernier défi à surmonter lors du passage au Flex Office concerne l’onboarding des nouveaux talents.
Lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs, ces derniers devront connaître les règles liées au Flex Office.
Pour cela, vous devrez répondre à ces questions (et à toutes celles qui vous semblent pertinentes) :
- Combien de jours de télétravail sont autorisés par semaine ?
- Comment réserver un espace de travail au bureau ?
- Comment savoir où ses équipiers travaillent ?
- Comment se faire rembourser son abonnement à un coworking ?
- Comment réserver une salle de réunion ?
Passer au Flex Office : les bonnes pratiques
Pour résumer, voici les bonnes pratiques à mettre en place lors du passage au Flex Office :
- adopter ce mode d’organisation en douceur ;
- ne pas briser les liens forts que les salariés ont pu créer entre eux ;
- offrir des espaces de stockage à ceux qui en ont besoin ;
- personnaliser son approche de façon à ce que chaque salarié ait accès au degré d’intimité/de convivialité qui lui convient ;
- aborder la question du Flex Office dès l’onboarding.
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