Avec une réflexion préalable et les bons outils, vous pourrez faciliter le retour de vos employés au bureau
L’adoption d’un nouveau modèle de travail est un enjeu majeur. La bonne nouvelle est qu’en suivant ces trois astuces, vous pouvez diriger n’importe quelle politique de retour au bureau en toute sérénité.
1. Choisissez le meilleur modèle de travail pour votre entreprise
Tout d’abord, vous devez décider du modèle de travail que vous souhaitez adopter.
Il peut s’agir d’une semaine de cinq jours en présentiel ou d’un modèle de travail hybride.
Si vous choisissez le modèle hybride, vous devrez fixer un emploi du temps adapté aux contraintes de votre entreprise.
Dans ce type de configuration, vous saurez donc combien de personnes attendre chaque jour, cela garantira que vous n’atteignez pas la capacité de vos bureaux et vous aidera à planifier vos espaces, tels que le nombre de salles de réunion pour les clients que vous devez préparer chaque jour.
2. Faites l’inventaire de vos espaces de bureau et de votre mobilier
Comme de nombreuses autres entreprises, la vôtre a probablement connu des changements depuis la dernière fois que vous étiez pleinement au bureau. Vous avez peut-être de nouveaux employés un nouveau modèle de travail, voire de nouveaux bureaux.
Si c’est le cas, votre ancienne configuration de bureau peut ne pas convenir à vos nouveaux employés.
Faire l’inventaire de vos espaces et de votre mobilier vous aidera à déterminer comment changer vos bureaux avant la réouverture. Voici ce que vous devez inventorier dans chacun de vos emplacements :
Bureaux : Comparez ce nombre avec le nombre actuel de vos employés. Si votre entreprise prévoit d’adopter un modèle de travail hybride, le ratio employé-bureau devrait être de 1,5 ou 2 pour 1.
Si elle prévoit de revenir à une semaine de travail traditionnelle de cinq jours au bureau, vous devez naturellement prévoir un ratio de 1 pour 1.
Salles de réunion : Tout comme les bureaux, vous devez prendre en compte le nombre d’employés. En règle générale, vous devez compter 1 salle de réunion pour 12 employés sur place.
Si votre entreprise prévoit d’accueillir régulièrement des clients sur place, vous voudrez peut-être augmenter le nombre de salles de réunion.
Si vous manquez de salles de réunion, envisagez de convertir d’autres lieux en espaces où les gens peuvent se réunir par exemple :
Espaces de concentration : Ce type d’espace est généralement situé dans une zone calme de l’entreprise et peut inclure un espace détente, un canapé, etc… Cinq espaces calmes pour 100 employés constituent un bon point de départ.
Espaces de réunion informels : Ce type d’espace est généralement réservé aux réunions informelles en tête-à-tête entre employés, aux rassemblements de groupes ou aux réunions informelles avec des clients.
Si vous manquez d’espace, vous devez peut-être désigner certaines zones du bureau à double usage. Par exemple, un espace de réunion décontracté peut également servir d’espace de concentration et vice-versa.
3. Adoptez les bonnes technologies de travail
Une fois que votre entreprise a choisi un modèle de travail et que vous avez fait l’inventaire de vos bureaux, il est temps de vous préparer pour le retour. Les bons outils de travail vous aideront à créer un espace fluide et fonctionnel pour les employés.
Au minimum, vous devez compter un logiciel de réservation de bureaux et de salles de réunion, un logiciel de visioconférence et des outils de collaboration et de communication à distance.
Ces outils et technologies permettront aux employés d’être productifs en présentiel, même si leurs clients ou leurs coéquipiers travaillent à distance.
Si vous souhaitez un bureau qui fonctionne sans soucis, utilisez une solution conçue pour optimiser le travail hybride comme le fait FlexTeam, et créer une expérience collaborateur harmonieuse.
Ce type d’outil permet de :
Visualiser ses bureaux en 3D pour : localiser les bureaux, trouver les espaces adaptés à ses besoins, réserver son bureau
Analyser les données sur l’utilisation des espaces : Ces données vous permettront d’optimiser l’utilisation de vos bureaux et ajuster vos dépenses
Il ne faut bien évidemment pas oublier la communication, car elle est essentielle pour assurer une transition fluide et réussie. Avec un peu de réflexion et l’aide des bons outils, vous pourrez rendre le retour de vos employés au bureau fluide.
