À l’heure actuelle, la plupart des entreprises proposent du flex office : travail en présentiel et en distanciel. Bénéfique pour les salariés, il est challengeant pour les managers. En effet, de nombreux managers, subissent un manque de communication et de coordination.
Néanmoins, les managers doivent s’adapter et adopter de nouvelles stratégies de management.
Dans cet article, nous vous présentons 9 conseils actionnables pour mieux gérer vos équipes à distance.
Définir des objectifs clairs et précis
La définition d’objectifs est indispensable, peu importe la modalité choisie (télétravail, flex office ou présentiel).
Pour bien gérer une équipe à distance, il est donc essentiel de définir des objectifs simples et précis pour chacun des collaborateurs.
- Premier conseil : définissez un degré d’importance à chacune des missions confiées à votre équipe. En effet, la définition de l’importance des tâches va permettre à chacun de vos collaborateurs d’optimiser son temps.
- Deuxième conseil : utilisez une méthode pour définir les objectifs. La méthode la plus connue est la méthode SMART. La méthode SMART indique que vos objectifs doivent être : spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et définis dans le temps.
- Troisième conseil : suivez les KPI de vos collaborateurs. Comment évolue l’atteinte des objectifs de chacun ?
Encourager et fluidifier la communication
À distance, la communication est indispensable pour garder votre équipe soudée. Il faut communiquer individuellement à chacun des collaborateurs, mais également, encourager la conversation entre les membres d’une même équipe.
- Premier conseil : communiquer auprès de l’équipe sur les missions de chacun. Cela va favoriser l’entraide entre les membres de l’équipe et également, offrir une vision globale de la direction que souhaite prendre l’entreprise.
- Deuxième conseil : utilisez la communication formelle et informelle. En effet, il est aussi important d’aborder des discussions libres pour apprendre à connaître vos équipes. Cela instaure un sentiment de confiance et une meilleure cohésion d’équipe.
Utiliser des outils pour faciliter le travail à distance
Afin de gérer le travail à distance efficacement, plusieurs outils sont nécessaires. Vous avez besoin d’outils de communication, d’outils de suivi de projet, de gestion du télétravail etc.
Voici quelques exemples de logiciels facilitant le travail hybride :
- Outils de communication : Slack, Teams, Discord, Skype…
- Outil de gestion du télétravail : FlexTeam
- Outils de suivi de projet : Trello, Todoist, Wrike, Basecamp…
- Agenda partagé : Google Calendar, Calendrier Outlook…
Se former
Ne jetez pas vos collaborateurs dans le grand bain sans préparation.
Avant tout, formez-les. Formez-les aux différents outils évoqués précédemment et également aux modalités liées au télétravail.
Il faut que vous soyez capable de leur expliquer ce que sont les indemnités de télétravail, comment en bénéficier etc. Aussi, il faut que vous les formiez à vos règles d’équipes : communication sur une messagerie instantanée, appels, e-mails etc.
Prenez le temps de leur expliquer l’ensemble des éléments liés à la modalité hybride.
Faire participer l’ensemble de votre équipe équitablement
Le travail à distance c’est l’occasion de donner la parole à des membres généralement discrets. Invitez chacun de vos collaborateurs à prendre la parole, faites-les répondre à des sondages anonymes en fin de réunion etc.
Ceci est un bon moyen de créer des liens sociaux et de faire naître des idées nouvelles.
Instaurer un climat de confiance
La confiance est fondamentale pour assurer la réussite du télétravail. Elle permet de responsabiliser votre équipe et de travailler de façon efficace.
De plus, offrir de la confiance à vos collaborateurs va provoquer la prise d’initiative.
Pour réussir à instaurer un climat de confiance : communiquer avec vos équipes, expliquer les règles et stipuler ce qui est toléré ou non.
Mettre en place des points réguliers
Pour assurer la réussite de votre équipe, communiquer régulièrement.
Faites des réunions régulières pour évaluer l’avancée des différents projets, écouter les besoins de chacun et les conseiller. Soyez le coach dont vos équipes ont besoin.
Rester disponible et à l’écoute
Quand on travaille au bureau, il est facile de répondre aux interrogations de vos équipes. En télétravail, soyez le même qu’au bureau. Répondez à vos équipes quand vous le pouvez afin qu’elle puisse continuer d’avancer. N’attendez pas votre point hebdomadaire pour leur répondre, vous risqueriez de bloquer leur travail.
Valoriser les bons résultats de votre équipe
De nombreux salariés ont besoin de reconnaissance de la part de leur employeur pour continuer à évoluer. En effet, la reconnaissance peut influer sur la motivation du salarié et également sur son engagement.
Apprenez à féliciter vos équipes et à souligner leurs efforts et leur implication.
Vous pouvez par exemple :
- les féliciter de vive voix
- leur offrir un bonus ou une augmentation
- leur faire envoyer un petit cadeau, bon d’achat etc.