Politique de confidentialité
Quelle est l’utilité de cette politique ?
Nous accordons une grande importance à la protection et à la confidentialité de vos données personnelles qui représentent pour nous un gage de sérieux et de confiance.
La politique de confidentialité des données témoigne précisément de notre volonté de faire respecter les règles applicables en matière de protection des données et, notamment, celles du Règlement général sur la protection des Données (“RGPD”).
En particulier, la politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données dans le cadre des services que nous fournissons.
A qui s’adresse cette politique ?
La politique s’applique à vous, dès lors que vous avez plus de 15 ans, quel que soit votre lieu de domiciliation, que vous soyez un client, un potentiel client (“prospect“), un utilisateur du logiciel Flexteam, un candidat à un poste au sein de FlexTeam, ou encore un simple visiteur du site www.flexteam.fr.
Si vous avez moins de 15 ans, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents qui doit être adressé par écrit à l’adresse gdpr@flexteam.fr. Si vous pensez que nous pourrions détenir des informations concernant un de vos enfants âgés de moins de 15 ans sans y avoir consenti, vous pouvez nous demander que nous les supprimions à l’adresse gdpr@flexteam.fr.
La politique ne s’adresse qu’aux traitements que nous effectuons nous-même et non aux traitements qui pourraient être effectués à l’aide des fonctionnalités de l’outil Flexteam par nos clients. Si vous souhaitez obtenir des informations sur les données traitées par nos clients à l’aide de ces fonctionnalités, nous vous invitons à les contacter directement.
Pourquoi traitons-nous vos données ?
Dans le cadre des services proposés, nous sommes nécessairement amenés à traiter vos données personnelles pour les raisons et les fondements suivants :
- Pour que vous puissiez bénéficier de nos services (ex : création de compte administrateurs et utilisateurs, gestion des déplacements et des agendas, échanges entre équipes, etc.) et pour répondre à vos demandes (ex : demandes d’information, réclamations, etc.) sur la base de nos conditions générales de vente, de nos conditions générales d’utilisation, et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service possible.
- Pour que vous restiez informés de nos dernières offres et événements par email, et par voie téléphonique, sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle.
- Pour que vous puissiez nous suivre sur les réseaux sociaux et partager vos opinions sur la base des conditions générales d’utilisation de la plateforme utilisée (ex : Facebook, LinkedIn…) et de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
- Pour que vous puissiez discuter avec notre chatbot à tout moment sur la base de ses conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à vous proposer un service de discussion instantanée adapté.
- Pour que vous puissiez candidater à un poste chez FlexTeam sur la base des discussions que nous avons avec vous pendant le processus de recrutement et de notre intérêt légitime à recruter et sélectionner des candidats.
- Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales de vente et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.
- Enfin, nous pouvons également installer des “Cookies” sur votre terminal. Pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation des “Cookies”, nous vous invitons à consulter notre “Politique Cookies”.
Nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment et nous garantissons qu’aucune de vos données ne sera jamais vendue à un partenaire ou à un tiers. En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie.
Quelles données traitons-nous et pour combien de temps ?
Nous avons résumé les catégories de données personnelles que nous collectons directement auprès de vous ou via des bases de données de potentiels clients, ainsi que leurs durées respectives de conservation.
Si vous souhaitez obtenir encore plus de détails sur les durées de conservation, vous pouvez nous contacter à l’adresse : gdpr@flexteam.fr.
- Données d’identification professionnelles et coordonnées (ex : nom, prénom, adresse email professionnelle, adresse professionnelle, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
- Données professionnelles (ex : poste, grade, agenda, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
- Images ou photographies de profil (optionnel) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
- Données aux fins de prospection commerciale et marketing (ex : adresse email, etc.) conservées pendant une durée maximum de 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous.
- Données indiquées, en cas de candidature chez Flexteam, dans votre CV et la lettre de motivation conservées pendant la durée du processus de recrutement puis pendant 2 ans à compter de votre candidature.
- Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
Nous précisons qu’en aucun cas nous ne collectons de pièces d’identité vous concernant (ex : carte d’identité ou passeport, numéro de sécurité sociale ou permis de conduire).
A l’expiration des durées de conservation résumées précédemment, nous supprimons toutes vos données personnelles afin de garantir votre confidentialité pour les années futures.
La suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.
Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.
De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données ?
Nous mettons en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation de vos données qui ne serait pas autorisée.
A titre d’exemple, les mots de passe de nos équipes sont complexes. De plus, vos données disposent de sauvegardes de secours renouvelées régulièrement et sont chiffrées afin de garantir une sécurité renforcée au quotidien.
Vos données peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?
Sauf si cela s’avère strictement nécessaire et de manière exceptionnelle, nous ne transférons jamais vos données en dehors de l’Union européenne et vos données sont toujours hébergées sur le sol européen. En outre, nous faisons notre maximum pour ne recruter que des prestataires hébergeant vos données au sein de l’Union européenne.
Dans le cas où nos prestataires seraient néanmoins amenés à transférer des données personnelles vous concernant en dehors de l’Union européenne, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos données.
Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations ?
Notre Délégué à la protection des données (“DPO”) est toujours à votre disposition pour vous expliquer plus en détail la manière dont nous traitons vos données et pour répondre à vos questions sur le sujet à l’adresse gdpr@flexteam.fr.
Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?
Vous pouvez à tout moment contacter l’autorité de contrôle française en matière de protection des données (la “Commission nationale de l’informatique et des libertés” ou “CNIL”) aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.
La politique peut-elle être modifiée ?
Nous sommes susceptibles de modifier notre politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur. Vous serez évidemment informés de toute modification de cette politique.
Publié le 01/06/2022
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